【イントロダクション】
広島県福山市の中小企業診断士である私、児山はこれまで多くの企業の経営をサポートしてきました。その中で特に注目するのが、企業の生産性の向上です。とりわけ、オフィスワークではデスクワークの効率化が大きなテーマとなります。
今回は、デスクワークの生産性を格段に向上させる手段として、ショートカットキーとマルチディスプレイの活用についてご紹介します。
【ショートカットキーの活用】
ショートカットキーとは、キーボードの特定のキーを組み合わせることで、マウス操作などよりも迅速に特定の作業を実行する機能のことを指します。例えば、Windowsでは「Ctrl+C」でコピー、「Ctrl+V」で貼り付けといった操作がショートカットキーによって可能です。
これらはごく一部の例で、様々なソフトウェアでは独自のショートカットキーが用意されています。例えば、エクセルではセルの値を合計する際に「Alt+=」、ワードでは文章の太字化に「Ctrl+B」などが利用できます。
しかし、これらのショートカットキーを効果的に利用するためには、まずそれらを覚えることが必要です。特に便利なショートカットキーから覚え始めて、徐々にその範囲を広げていくことをお勧めします。また、ショートカットキーの一覧を印刷してデスク周りに貼るなど、目につくところに置くことも有効です。
【マルチディスプレイの活用】
次に、マルチディスプレイについて説明します。マルチディスプレイとは、複数のディスプレイを使用して作業を行う環境のことを指します。複数のモニターを設置することで、一度に多くの情報を確認でき、作業の効率化に繋がります。
マルチディスプレイの設定方法は、各PCの設定や使用するディスプレイによりますが、Windowsでは「ディスプレイの設定」から、Macでは「システム環境設定」の「ディスプレイ」から設定可能です。
事例として、IT企業の一部ではマルチディスプレイを活用し、1つのモニターでコーディングを行い、もう1つのモニターで参考にする情報を表示することで、作業効率を高めています。
【ショートカットキーとマルチディスプレイの相乗効果】
ショートカットキーとマルチディスプレイ、これらを組み合わせることで生産性はさらに高まります。例えば、複数のアプリケーションを同時に開いて作業をする際、マウスを使ってウィンドウを切り替える時間がかかる場合、ショートカットキー「Alt+Tab」(Windows)、「Command+Tab」(Mac)を用いることで素早くウィンドウを切り替えることができます。これにより、マルチディスプレイで表示した情報をすばやく反映させることが可能となります。
また、ショートカットキーとマルチディスプレイを使いこなすことは、リモートワークが普及する現代においても非常に有用です。リモートワークでは、自宅で効率良く作業を進めることが求められますが、これらのツールはその実現に大いに役立ちます。
【デスクワークの生産性を上げるその他の方法】
さて、ショートカットキーとマルチディスプレイ以外にも、デスクワークの生産性を向上させるための方法は存在します。例えば、作業空間の照明を適切に設定すること、定期的に換気を行うこと、適度な休憩を取ること、ヘルシーな飲食を心掛けることなども効果的です。
これらもあわせて取り入れることで、より高いパフォーマンスを発揮することが可能となります。
【コンクルージョン】
以上、今回はショートカットキーとマルチディスプレイの活用によるデスクワークの生産性向上についてご紹介しました。これらのツールをうまく活用し、デスクワークの効率化を図っていきましょう。
また、広島県福山市で中小企業診断士をしている私、児山は、これらのツールだけでなく、その他の生産性向上の手法も含め、企業の業績改善をサポートしています。興味がある方は、ぜひご連絡ください。
デスクワークの生産性向上は、1人ひとりの仕事の効率だけでなく、企業全体の業績にも大きく影響します。ぜひ今日からでも始めてみてください。